POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

stosowana w Fundacji Porozumienia Społecznego i Integracji IMPULS

 

  1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH – KONTAKT

Informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Fundacja Porozumienia Społecznego i Integracji IMPULS z siedzibą przy al. Papieża Jana Pawła II 42/2 w Szczecinie, wpisana do rejestru przedsiębiorców i rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin – Centrum w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000293929, NIP 852-252-19-37, REGON: 320440441, zwana dalej „Fundacją”.

Możesz się z nami skontaktować:

  • listownie, na adres: Fundacja Porozumienia Społecznego i Integracji IMPULS, al. Papieża Jana Pawła II 42/2, 70–415 Szczecin;
  • mailowo, na adres: kontakt@gmail.com;
  • telefonicznie, pod nr. tel. 502 488 159.

 

  1. JAKIE DANE PRZETWARZAMY W RAMACH FUNDACJI I SKĄD JE MAMY

Przetwarzamy Twoje dane osobowe, które uzyskaliśmy od Ciebie w związku z realizowanym dla Ciebie szkoleniem lub realizowaniem przedsięwzięć zmierzających do wypełnienia celów działalności Fundacji, a zwłaszcza w zakresie:

  1. pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównania ich szans;
  2. wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej;
  3. integracji i reintegracji zawodowej i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym;
  4. działalności charytatywnej;
  5. działalności na rzecz mniejszości narodowych i etnicznych;
  6. ochrony i promocji zdrowia;
  7. działalności na rzecz osób niepełnosprawnych;
  8. promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej osób pozostających bez pracy i zagrożonych zwolnieniem z pracy;
  9. działalności na rzecz równych praw kobiet i mężczyzn;
  10. działalności na rzecz osób w wieku emerytalnym;
  11. działalności wspomagającej rozwój gospodarczy, w tym rozwój przedsiębiorczości;
  12. działalności wspomagającej rozwój wspólnot i społeczności lokalnych;
  13. nauki, szkolnictwa wyższego, edukacji, oświaty i wychowania;
  14. wypoczynku dzieci i młodzieży;
  15. kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego;
  16. wspierania i upowszechniania kultury fizycznej;
  17. działalności w zakresie ekologii, ochrony zwierząt i dziedzictwa przyrodniczego;
  18. turystyki i krajoznawstwa;
  19. upowszechniania i ochrony wolności i praw człowieka oraz swobód obywatelskich, a także działań wspomagających rozwój demokracji;
  20. pomocy ofiarom katastrof, klęsk żywiołowych, konfliktów zbrojnych i wojen;
  21. działalności na rzecz rodziny, macierzyństwa, rodzicielstwa, upowszechniania i ochrony praw dziecka;
  22. przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym,
  23. rekomendacji wpisu na listę mediatorów stałych przy sądach okręgowych na terenie kraju.

 

W związku z powyższym przetwarzamy przy zachowaniu zasady minimalizacji danych Twoje dane osobowe niezbędne do wypełnienia któregokolwiek z w/w celów, takie jak:

  1. w ramach procesu rekrutacyjnego (np. w CV lub liście motywacyjnym) zbierane są dane osobowe jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy, tj.:
  • imię (imiona) i nazwisko;
  • imiona rodziców;
  • data urodzenia;
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
  • wykształcenie;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
  • numer PESEL;
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

– podstawa prawna: art. 22 § 1, 2 i 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1974 r. poz. 141 z późn. zm.);

  1. w przypadku prowadzenia listy stałych mediatorów dla potrzeb sądów okręgowych:
  • imię i nazwisko oraz rok urodzenia;
  • adres do korespondencji;
  • informacje dotyczącą wykształcenia i odbytych szkoleń;
  • informacje dotyczące specjalizacji;
  • numer telefonu kontaktowego;
  • adres poczty elektronicznej stałego mediatora;
  • informację o wpisie na listę mediatorów, o której mowa w art. 183 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101 z późn. zmianami).

– podstawa prawna: art. 157d § 2 i 3 ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów (Dz. U. z 2015 r. poz. 1595);

  1. w przypadku uczestnictwa w kursach i szkoleniach zawodowych organizowanych przez Fundację:
  • imię i nazwisko;
  • data i miejsce urodzenia;
  • numer PESEL;
  • numer dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku słuchacza, który nie posiada numeru PESEL.

– Podstawa prawna: §6 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 18 sierpnia 2017 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1632);

  1. w przypadku prowadzenia postępowania mediacyjnego w sprawach karnych:
  • imię i nazwisko oskarżonego;
  • adres zamieszkania lub pobytu oraz adres dla doręczeń oskarżonego;
  • numer PESEL oskarżonego;
  • numer telefonu lub adres poczty elektronicznej oskarżonego;
  • imię i nazwisko albo nazwę pokrzywdzonego;
  • adres zamieszkania lub pobytu pokrzywdzonego oraz jego adres doręczeń;
  • numer PESEL pokrzywdzonego;
  • numer telefonu lub adres poczty elektronicznej pokrzywdzonego;
  • czyn zarzucany oskarżonemu z podaniem kwalifikacji prawnej czynu;
  • sygnaturę akt sprawy;

– Podstawa prawna: § 9 ust. 1 pkt 2, 3, 4 oraz ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 maja 2015 r. w sprawie postępowania mediacyjnego w sprawach karnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 716);

  1. w przypadku prowadzenia postępowania mediacyjnego w innych sprawach:
  • imię i nazwisko obu stron przystępujących do mediacji;
  • adres zamieszkania lub pobytu oraz adres dla doręczeń obu stron przystępujących do mediacji;
  • numer PESEL obu stron przystępujących do mediacji;
  • numer telefonu lub adres poczty elektronicznej obu stron przystępujących do mediacji;
  • informacje dotyczące sprawy skierowanej do mediacji;
  1. w przypadku zawierania umów w zakresie świadczenia usług wynikających z celów statutowych działania Fundacji:
  • imię i nazwisko;
  • numer PESEL lub NIP;
  • adres zamieszkania;
  • numer dowodu osobistego lub paszportu;
  • numer telefonu kontaktowego lub adres poczty elektronicznej.
  1. w przypadku świadczenia usług w zakresie pomocy społecznej, ochrony i promocji zdrowia, działalności na rzecz osób niepełnosprawnych, przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym itp.:
  • imię i nazwisko;
  • data urodzenia,
  • numer pesel;
  • adres do korespondencji;
  • numer telefonu kontaktowego lub adres poczty elektronicznej;
  • numer dowodu osobistego oraz;
  • w ograniczonym zakresie także dane wrażliwe dotyczące uzależnienia od alkoholu i środków odurzających czy choroby.

 

  1. W JAKIM CELU POZYSKUJEMY TWOJE DANE I NA JAKIEJ PODSTAWIE JE WYKORZYSTUJEMY ORAZ PRZEZ JAKI OKRES?

Twoje dane osobowe są nam potrzebne i przez nas przetwarzane w celu:

  1. zawarcia i wykonania umowy – podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO:

– przez czas niezbędny do wykonania umowy i dokonania rozliczeń z jej tytułu. Dodatkowo, po rozwiązaniu umowy, Twoje dane będą przechowywane ze względu na obowiązki wynikające z regulacji edukacyjnych przez czas ich trwania, oraz ze względów bezpieczeństwa prawnego, do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń;

– w przypadku danych osobowych pracowniczych Twoje dane osobowe przechowywane będą w sposób gwarantujący zachowanie ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł;

  1. wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych – podstawa prawna – 6 ust. 1 lit. c) RODO obejmujących m.in.:
  • obowiązki z tytułu odstąpienia lub rozwiązania umowy:

– przez czas wykonania obowiązków z tych tytułów;

  • obowiązki związane z wystawieniem i przechowywaniem faktur i dokumentów wymaganych przez prawo podatkowe i przepisy o rachunkowości:

– do czasu wystawienia faktury lub innych dokumentów, a następnie przez okres ich przechowywania określony przepisami podatkowymi i o rachunkowości;

  1. przechowywanie danych w celu wykazania spełnienia obowiązku rozliczalności i innych wynikającego z przepisów o ochronie danych osobowych:

– przez okres trwania odpowiedzialności z tego tytułu;

  1. wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym – podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – występujących w przypadku:
  • prowadzenia listy mediatorów oraz ośrodka mediacyjnego w oparciu o art. 183 § 3 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101 z późn. zmianami, a zwłaszcza zmianą wprowadzoną art. 1 ust. 1 pkt 5) ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów (Dz. U. z 2015 r. poz. 1595):

– do czasu wycofania przez mediatora zgody na wpis na listę mediatorów;

  1. realizacji naszych tzw. prawnie uzasadnionych interesów – podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – występujących w przypadku:
  • ustalenia, obrony, dochodzenia roszczeń:

– do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy lub naszych działań związanych z umową lub żądaniami przed zawarciem umowy (maksymalnie 10 lat od wykonania umowy lub żądań przed jej zawarciem lub wydania prawomocnego orzeczenia sądu);

  • tworzenia zestawień, analiz i statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne, obejmujących w szczególności raportowanie, badania i planowanie rozwoju naszych produktów, w tym szkoleń i podniesienia ich jakości:

– przez okres trwania działań przed zawarciem umowy oraz do czasu wykonania umowy, a następnie nie później niż do przedawnienia roszczeń z tytułu tej umowy lub naszych działań związanych z umową lub żądaniami przed zawarciem umowy;

  • zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji:

– przez cały okres przechowywania danych, tj. do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy lub naszych działań związanych z umową lub żądaniami przed zawarciem umowy oraz ustania naszej odpowiedzialności z tytułu obowiązku rozliczalności i innych nałożonych przez przepisy o ochronie danych osobowych;

  • wsparcia obsługi klienta, w tym poprzez jej dostosowanie do potrzeb wynikających ze składanych zamówień, reklamacji, skarg, wniosków:

– przez okres trwania umowy lub do czasu zakończenia działań podjętych na żądanie przed zawarciem umowy;

 

Możemy przetwarzać Twoje dane także na podstawie:

  • udzielonej nam zgody w celach w niej określonych (w tym np. na podstawie zgody na przetwarzanie Twoich danych po wykonaniu umowy lub przed jej zawarciem w celach marketingowych, w tym profilowania):

– do czasu wycofania zgody,

a po wycofaniu zgody

– do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu naszych działań podjętych na jej podstawie i ustania naszej odpowiedzialności z tytułu obowiązku rozliczalności i innych nałożonych przez przepisy o ochronie danych osobowych w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia tych roszczeń, tworzenia zestawień, analiz i statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne, zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji, (tj. dla realizacji naszych tzw. prawnie uzasadnionych interesów – art. 6 ust. 1 f) RODO) oraz wykazania spełnienia obowiązku rozliczalności i innych nałożonych przez przepisy o ochronie danych osobowych (tj. dla realizacji obowiązku prawnego – art. 6 ust. 1 c) RODO).

 

  1. CZY MUSISZ PODAĆ NAM SWOJE DANE?

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest w pełni DOBROWOLNE. Ich podanie nie jest obowiązkiem ustawowym, lecz może być obowiązkiem jedynie umownym. Niepodanie danych oznaczonych jako niezbędne do świadczenia usług na Twoją rzecz uniemożliwi ich świadczenie.

 

Twoje dane osobowe są jednak niezbędne do wystawienia faktury VAT, a także zawarcia i wykonania umowy, np. szkolenia, lub obsługi, rozpoznania i rozpatrzenia Twoich reklamacji lub oświadczeń o odstąpieniu od umowy oraz wykonania naszych obowiązków z tych tytułów, lub załatwienia Twojej sprawy przed zawarciem umowy, lub po jej zakończeniu, lub udzielenia przez nas odpowiedzi na Twoje wiadomości.

Możemy też prosić Cię o dane opcjonalne, które są potrzebne abyśmy mogli np. zadzwonić pod numer kontaktowy.

 

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w środowisku informatycznym, co oznacza, że mogą być także tymczasowo przechowywane i przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testami zmian w systemach informatycznych, wykrywania nieprawidłowości lub ochroną przed nadużyciami i atakami.

Dostęp do Twoich danych osobowych mają jedynie uprawnieni pracownicy Fundacji.

 

  1. KOMU MOŻEMY PRZEKAZAĆ TWOJE DANE?

Twoje dane możemy przekazać następującym odbiorcom:

  1. naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby móc wykonywać nasze zobowiązania lub działania na Twoją rzecz;
  2. podmiotom przetwarzającym w naszym imieniu Twoje dane osobowe i uczestniczącym w wykonywaniu naszych czynności, tj.:
  • naszym podwykonawcom wspierającym nas w wykonaniu umów, w tym zamówień i obsłudze klientów, np. w obsłudze korespondencji lub w procesie obsługi klienta, w tym realizacji dostaw lub zwrotów, lub prowadzącym nasze sklepy sprzedaży, lub innym podmiotom pośredniczącym w sprzedaży naszych produktów, usług, a także rzeczoznawcom działającym na nasze zlecenie;
  • podmiotom świadczącym nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe lub pomoc prawną, podatkową, rachunkową;
  1. innym administratorom będącym:
  • podmiotami prowadzącymi działalność pocztową lub kurierską – w celu dostarczenia korespondencji lub przesyłek;
  • podmiotami prowadzącymi działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze) – w celu dokonania zwrotów lub w celu zapewnienia działania usługi polecenia zapłaty;
  • podmiotami prowadzącymi działalność kredytową (banki) – w celu dokonania zwrotów;

Wskazane wyżej podmioty mogą uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych w zakresie niezbędnym dla realizacji celów, dla których Twoje dane zostaną im  udostępnione.

 

  1. PRZEKAZYWANIE TWOICH DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH

Twoje dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

 

  1. JAKIE MASZ PRAWA?

Pamiętaj, że przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem przez nas Twoich danych:

  1. prawo dostępu do Twoich danych osobowych, w tym prawo do informacji o Twoich danych osobowych oraz uzyskania kopii danych osobowych;
  2. prawo sprostowania danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe oraz prawo do uzupełnienia danych niekompletnych;
  3. prawo usunięcia danych osobowych, jeżeli Twoim zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali;
  4. prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Tobą działań, jeżeli Twoim zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Twój temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chcesz, żebyśmy je usunęli, bo są Ci potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego przez Ciebie sprzeciwu względem przetwarzania danych;
  5. prawo do przeniesienia danych osobowych, tj. masz prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. format ,,csv”) dane osobowe Ciebie dotyczące, które nam dostarczyłeś na podstawie umowy. Możesz też zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi;
  6. prawo wniesienia skargi do organu ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem;
  7. prawo do wycofania w każdym momencie udzielonej nam zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych bez podawania przyczyn oraz bez wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  8. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych do celów wynikających z tzw. prawnie uzasadnionych interesów przez nas realizowanych – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
  9. Swoje prawa wymienione w punkcie 8 wyżej możesz realizować w każdym czasie, występując z odpowiednim żądaniem.
  10. Z żądaniami, o których mowa w punkcie 8 wyżej, możesz wystąpić do nas poprzez przekazanie pisemnego oświadczenia:
  • pracownikowi Fundacji,
  • mailowo, na adres: kontakt@gmail.com ;
  • korespondencyjnie, na adres: Fundacja Porozumienia Społecznego i Integracji IMPULS, al. Papieża Jana Pawła II 42/2, 70–415 Szczecin.